Pracodawca jest również zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Pracodawca również powinien pamiętać, że na wyraźny wniosek pracownika musi udostępnić mu wgląd do jego własnych dokumentów pracowniczych , które ściśle związane są z istniejącym stosunkiem pracy. To szkolenie już się odbyło, zapraszamy do zapoznania się z naszą aktualną ofertą. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod numerem 22 668 50 00. Szkolenia WARSZTATY DLA WYMAGAJĄCYCH DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PO OSTATNICH ZMIANACH + PRAKTYCZNE WZORY DOKUMENTÓW Serdecznie zapraszamy do udziału w kompleksowym i praktycznym kompendium z zakresu dokumentacji pracowniczej, którego celem jest podsumowanie wszystkich ostatnich zmian. Podczas szkolenia zostaną omówione oraz przekazane uczestnikom praktyczne wzory dokumentów do zastosowania w codziennej pracy. prowadząca Monika FRĄCZEK W programie: Dane i dokumenty pozyskiwane od osób ubiegających się o zatrudnienie. Poprawny kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (omówienie wzoru takiego dokumentu): zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu, informacje związane z RODO, a ubieganie się o zatrudnienie – kwestia zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz obowiązek przekazania określonych informacji o zasadach przetwarzania danych (stanowiska UODO w tej kwestii). Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania. Problematyka CV kandydata do pracy (stanowiska ekspertów w tej kwestii). Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika. Poprawne kwestionariusze (oświadczenia o danych) dla pracownika, w tym: oświadczenie o danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy, w tym przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych, z uwzględnieniem: danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej zgodnie ze stanowiskami UODO, okoliczności, w jakich od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy oraz miejsce przechowywania dokumentów potwierdzających takie dane, jeżeli zostały pozyskane od pracownika. Oświadczenie o danych, które pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika ( stanowisko UODO w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO). Oświadczenie o danych ubezpieczeniowych oraz podatkowo – płacowych. Praktyczny wzór kwestionariuszy dla pracownika oraz stanowisko MRPiPS w sprawie pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku – stanowisko MRPiPS na temat zgody takiej osoby oraz stanowisko UODO w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej (omówienie wzoru dokumentu). Poprawne dane w umowie o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO w tej sprawie oraz wzór umowy na zastępstwo). Wynikające z RODO obowiązki informacyjne wobec pracownika (wzór klauzuli informacyjnej). Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych, w tym: dokumenty umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS, miejsce przechowywania deklaracji ZUS (stanowisko MRPiPS oraz wyjątki od tego stanowiska – stanowisko MRPiPS w sprawie przechowywania dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), miejsce przechowywania dokumentów podatkowych. Zakres danych i dokumentów gromadzonych w związku z epidemią Covid-19, w tym: dodatkowe dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej – miejsce w dokumentacji pracowniczej, w którym takie dokumenty powinny być one przechowywane (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji pracy zdalnej), dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO), dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko MRPiPS). Pozostałe dokumenty gromadzone w aktach osobowych pracowników, w szczególności: dokumenty stanowiące dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w danym dniu albo stanowiące podstawę zwolnienia od pracy (stanowisko UODO w tej kwestii), dokumenty gromadzone związku z badaniem stanu trzeźwości (osoby, które mogą mieć dostęp do takich dokumentów zgodnie ze stanowiskiem UODO), zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków), miejsca w dokumentacji pracowniczej w jakich gromadzi się i przechowuje wnioski o urlopy: wypoczynkowe, bezpłatne, szkoleniowe, z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich, okolicznościowe, zakres dokumentów gromadzonych w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym: dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy – nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika: niewydanie świadectwa pracy w terminie, zasady prostowania świadectwa pracy ( zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy), zasady kopiowania świadectwa pracy ( postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii), przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy koniecznie musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe, pouczenie w treści świadectwa pracy oraz w oświadczeniu woli pracodawcy o zwolnieniu pracownika bez adresu sądu pracy (stanowisko MRPiPS). Karanie i nagradzanie pracowników – zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPiPS) oraz dopuszczalność tworzenia rankingów pracowników (stanowisko UODO). Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko MRPiPS na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO. Zbiory dokumentów, które nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym: dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania), zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS). Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej – najważniejsze zagadnienia praktyczne, w szczególności: pochodzące od pracodawcy dokumenty, które koniecznie muszą być podpisane podpisem odręcznym albo elektronicznym, wynikające z przepisów prawa pracy i z wykładni zasady „przechodzenia” na elektroniczną dokumentację pracowniczą, warunki przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej. Rodzaje obowiązków pracodawcy wobec pracownika, związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej, w tym: zakres obowiązków informacyjnych i termin na ich zrealizowanie, umożliwienie pracownikowi odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, zasady postępowania z nieodebraną dokumentacją pracowniczą. Informacje dodatkowe pod nr telefonu: 22 668 50 00 Sprawdź także naszą nowość szczegóły e-szkolenia >> Sprawdź nasze pozostałe szkolenia oraz opinie uczestników: Prawo Pracy, Czas Pracy, Dokumentacja Pracownicza >> Płace, ZFŚS, Rozliczenia ZUS >> HR, ZZL >> Ochrona Danych Osobowych w HR, Kompleksowy Kurs ODO i RODO >> Poniżej przedstawiamy opinie z poprzednich szkoleń p. Moniki Frączek: „Ciekawy sposób prowadzenia szkolenia.” „Szkolenie jest bardzo dobrze zorganizowane, prowadzący kompetentny, ciekawie prowadzi zajęcia.” „Osoba prowadząca szkolenie.” „Styl prowadzenia szkolenia.” „Konkretne odpowiedzi i bardzo dobra znajomość.” „Duża ilość praktycznych przykładów.” „Kompetencja i doświadczenie wykładowcy, ciekawe kazusy.” „Powoływanie się na orzecznictwo.” „Dopasowanie trenera do grupy, sposób prowadzenia.” „Komunikatywność wykładowcy.” „Wiedza prowadzącego, tempo szkolenia, tematyka.” „Bardzo czytelny sposób prowadzenia prowadzącego.” „Zrozumiale i prostym językiem przedstawione zagadnienia oraz z przykładami.” „Dobry prowadzący i obsługa szkolenia.” „Sposób prowadzenia zajęć przez wykładowcę.” „Wysoki poziom przekazywanej wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia, rzeczowe przykłady.” „Organizacja szkolenia idealna, bez zarzutu.” „Organizacja, sposób prowadzenia.” „Prosty sposób omawiania zagadnień.” „Bardzo jasno i na przykładach przedstawiano poszczególne sytuacje.” „Elastyczny sposób prowadzenia szkolenia dostosowany do sugestii uczestników.” „Konkretnie, szczegółowo.” „Przekazywanie wiedzy przez prowadzącego.” „Sposób prowadzenia szkolenia – mobilizowanie uczestników do myślenia i udzielania odpowiedzi.” „Forma prowadzenia szkolenia.” „Kontakt prowadzącego z uczestnikami.” „Sposób prowadzenia szkolenia – dynamika, ekspresja, przykłady z życia.” „Odpowiadanie na pytania uczestników.” „Zawartość merytoryczna przekazanych materiałów.” „Czas trwania szkolenia, forma warsztatów.” „Podejście aktywizujące osoby prowadzącej szkolenie.” „Przygotowanie prowadzącego.”

Oznacza to, że po zmianie dokumentacji na elektroniczną może powrócić do papierowej formy. Wówczas drukuje wszystkie dokumenty, podpisuje, informuje pracowników o zmianie formy prowadzenia oraz możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni. 4. W jakim terminie pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji pracowniczej po zmianie

Data publikacji: 2022-01-20 Dokumentacja pracownicza co do zasady powinna być przechowywana nie tylko w okresie współpracy między pracodawcą a pracownikiem, ale również przez pewien okres po ustaniu zatrudnienia. W zależności od czasu nawiązania umowy o pracę okres przechowywania dokumentacji pracownika wynosi 10 lub 50 lat po ustaniu stosunku z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Określone obowiązki w tym zakresie obciążają także podmiot, który formalnie jeszcze nie jest pracodawcą, ale który nim pozostanie w bliskiej przyszłości. Przykład Przedsiębiorca prowadził działalność, w ramach której zatrudniał 3 osoby na podstawie umów prawa cywilnego. Od 1 lutego 2022 r. przedsiębiorca zamierza zatrudnić dodatkowego pracownika. W wyniku postępowania rekrutacyjnego wybrana została osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która została skierowana następnie na wstępne badania lekarskie. W tym przypadku obowiązkiem przedsiębiorcy (niezależnie od tego, że pracodawcą stanie się z momentem zatrudnienia pracownika) jest właściwe przechowywanie dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie przez osobę przyjmowaną do pracy, w tym skierowania oraz orzeczenia wydanego w ramach badań profilaktycznych. W sytuacji gdy dojdzie do zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę, oświadczenia oraz dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone ... 4 357. REKLAMA. Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Magdalena PRAJSNAR HR&Payroll Senior w RSM Poland Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie wiele zmian w przepisach prawa pracy, które w zdecydowanej większości dotyczą zasad prowadzenia, przechowywania oraz postaci dokumentacji pracowniczej. Zmienił się również sam zakres gromadzonych dokumentów. Czy są to zmiany na lepsze? Zakres dokumentacji pracowniczej Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy są zobowiązani prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika osobno. W skład takiej dokumentacji wchodzą: Akta osobowe pracownika Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej W ramach pierwszej głównej części dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych, istotna zmiana dotyczy opisywania dokumentów przechowywanych w teczkach. Oczywistym udogodnieniem jest możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części. Przykładowo, część B akt możemy podzielić tematycznie na część B1, gdzie będziemy przechowywać umowy pracownika wraz z aneksami do nich, a w części B2 – zaświadczenia lekarskie i potwierdzenia przebycia szkolenia okresowego BHP. Taki podział może znacznie przyspieszyć poszukiwanie konkretnych dokumentów i np. ich skopiowanie, kiedy zajdzie taka potrzeba. Poprzez wprowadzenie nowej części D, gdzie będą przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, rozwiązany został nareszcie problem usuwania kar porządkowych z akt pracownika. W tym przypadku pracodawca jest zobligowany pogrupować dokumenty znajdujące się w części D, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Takie rozwiązanie sprawia, że odchodzi obowiązek ponownego sporządzania opisu akt oraz zmiany numeracji dokumentów wpiętych do teczek po uwzględnieniu kary porządkowej. Kolejną zmianą, z którą administracja kadrowa musi liczyć się od 1 stycznia 2019 roku, jest konkretne wskazanie przez Ustawodawcę, jak należy postąpić z aktami pracowniczymi w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Zgodnie z nowym art. 945 Kodeksu Pracy działy personalne kontynuują prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, pod warunkiem, że ponowne zatrudnienie nastąpiło w okresie, gdy zakład pracy jest zobowiązany nadal przechowywać dokumentację danego pracownika. Zatrudniony nie będzie musiał zatem ponownie składać dokumentów, które są już w posiadaniu pracodawcy. Jeżeli wcześniej złożył kopię świadectw pracy i kopię świadectwa szkolnego, nie będzie musiał ponownie ich okazywać, a staż do urlopu wypoczynkowego zostanie naliczony zgodnie z posiadanymi już przez pracodawcę dokumentami. W Kodeksie Pracy do zestawienia danych osobowych, których może żądać pracodawca od już zatrudnionej osoby, został dopisany numer rachunku płatniczego. Do dnia 22 stycznia 2019 roku pracownicy, którzy do tej pory mieli wypłacane wynagrodzenie w gotówce, muszą zostać powiadomieni przez pracodawcę o konieczności podania numeru konta. Jeżeli pracownik chciałby nadal otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, w przeciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia powinien złożyć do pracodawcy pisemną prośbę o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek zakład pracy od dnia 1 stycznia 2019 roku zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją związaną z wypłatą wynagrodzenia. W części związanej z czasem pracy, pracodawcy zostali zobowiązani do przechowywania kart ewidencji czasu pracy, których zawartość jest ściśle określona w Rozporządzeniu , oraz wszelkie wnioski i oświadczenia dotyczące czasu pracy, takie jak na przykład zgody wyrażane przez rodziców na pracę w nadgodzinach lub na delegowanie do innego miejsca pracy. OUTSORCING Zadania niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy uniemożliwiają Ci jej rozwój i skupienie się na najważniejszych obszarach? DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z nowymi przepisami, każda ze wspomnianych części dokumentacji pracowniczej, niezależnie od siebie, może być przechowywana w dwóch formach: dotychczasowej - papierowej lub nowej - elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca ma prawo postanowić, iż w formie elektronicznej będzie przechowywać dokumentację związaną z urlopami wypoczynkowymi, ale pozostałe części dokumentacji może pozostawić w formie papierowej. Każda zmiana formy prowadzenia dokumentacji obliguje do ściśle określonych działań: Zmiana z formy papierowej na elektroniczną – wymaga zeskanowania osobno każdego dokumentu, nadania mu właściwej nazwy (która pomoże w odnalezieniu konkretnego dokumentu u konkretnego pracownika), a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną Zmiana z formy elektronicznej na papierową – wymaga wydrukowania każdego dokumentu i ręcznego podpisania przez osobę do tego upoważnioną Decyzja o formie przechowywania dokumentacji nie jest narzucana i na szczęście jest odwracalna. Jeżeli pracodawca po roku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zdecyduje się jednak na formę papierową, to będzie mógł zmienić sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej w każdej chwili. Obowiązkiem będzie wówczas powiadomienie wszystkich pracowników (obecnych i byłych) o tej zmianie oraz o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej, wobec której pracodawca podjął decyzję o zmianie formy jej prowadzenia w przeciągu 30 dni od momentu otrzymania powiadomienia. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Kolejna istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku, zmienia okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca uzależnił ten okres głównie od daty zatrudnienia pracowników, których podzielił na 3 grupy: Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja przechowywana bez zmian, czyli nadal przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku – dokumentacja przechowywana przez okres 10 lat lub nadal przez 50 lat Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku – dokumentacja pracownicza przechowywana przez 10 lat W przypadku drugiej wymienionej powyżej grupy pracowników, okres ten zależy od postanowienia pracodawcy, który, podejmując decyzję o zastosowaniu skróconego okresu przechowywania dokumentów, jest zobowiązany do złożenia do ZUS druku OSW (oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dla tej grupy pracowników), a następnie raportów imiennych RIA, które mają zastąpić składanie papierowych druków Rp-7 tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za cały okres zatrudnienia pracownika lub zleceniobiorcy. W związku z powyższymi zmianami, pracodawca został zobowiązany do wydania dodatkowej informacji każdemu byłemu pracownikowi wraz ze świadectwem pracy oraz każdemu nadal zatrudnionemu pracownikowi, w przypadku, gdy zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. Informacja taka powinna zawierać powiadomienie o okresie przechowywania teczek personalnych, możliwości ich odbioru po upływie obowiązkowego okresu przechowywania akt przez pracodawcę, a także o obowiązującym terminie zniszczenia dokumentacji, jeżeli pracownik nie zdecyduje się na jej odebranie w wyznaczonym terminie. Wiele z opisanych wyżej zmian to, w mojej ocenie, zmiany na lepsze. Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumenty w każdej z części akt osobowych w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie, nie będzie też potrzeby ich modyfikowania w przypadku usunięcia z teczki pracownika druku nagany lub upomnienia. Zakłady pracy będą mogły przechowywać dokumentację w sposób dogodny dla nich w danym momencie: w formie elektronicznej lub papierowej. Zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą zdecydowanie mniej uciążliwe dla małych lub średnich pracodawców, którzy zatrudniają niewielu pracowników. Trudniej będą miały wielkie korporacje zatrudniające kilkaset lub więcej osób. Digitalizacja dokumentacji w takich firmach może być czasochłonna i kosztowna. Niemniej, to właśnie wielkie zakłady pracy mogą zyskać na zmianach najwięcej; mogą zredukować koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji, w łatwy i szybki sposób wyszukają wymagany dokument bez względu na okres zatrudnienia pracownika, którego dokumenty są analizowane. Zmniejszy się również ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentacji w związku z pożarem czy powodzią. Łyżką dziegciu w tej beczce miodu mogą być z kolei zmiany dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Do dnia 31 grudnia 2018 roku pracodawca był zobowiązany przechowywać karty czasu pracy przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia roszczeń. Teraz okres ten znacznie się wydłużył. Czy wprowadzone zmiany w Prawie Pracy okażą się zmianami na lepsze? Jak to zwykle bywa, każdy z pracodawców będzie musiał przekonać się o tym sam. CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ? Zapisz się do Newslettera RSM Poland, aby być na bieżąco w kwestiach prawa, finansów i podatków. Skorzystaj z wiedzy ekspertów już dzisiaj. Zapisz się
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, ustala się w oparciu o „stary” stan prawny. Przed wejściem w życie Nowelizacji, nie było jednak wyraźnych wytycznych dotyczących okresu przechowywania dokumentacji. . 383 219 706 409 378 183 450 759

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór